Soluciones de Gobierno Digital

Funcionalidades

Integración de Documentos Electrónicos

InteliGov "Gobierno sin Papel" incluye un subsistema cuya funcionalidad le permite la integración, dentro de la misma plataforma, de cualquier tipo de documento electrónico y, en su caso, de un mensaje de datos que sea generado o importado por el propio usuario, este subsistema tiene la siguiente funcionalidad:

Es capaz de Integrar documentos electrónicos generados en diversas aplicaciones de ofimática.
Los documentos electrónicos se pueden agrupar en varias carpetas o expedientes, asimismo se pueden clasificar de manera independiente a dichas carpetas.
La clasificación en materia de archivo y transparencia se lleva a cabo al momento de oficializar un documento electrónico y agregar las secciones que lo integran, la estructura del documento se integra por un encabezado con los datos generales del documento (nombre, descripción, fecha de creación, fecha de modificación, autor, versión, etc.), los datos de clasificación archivística, los datos de clasificación en materia de transparencia y acceso a la información y las secciones o anexos que integran el documento.
Permite que los documentos electrónicos que se suban al sistema y también los mensajes de datos que existan, tengan a su vez, documentos y mensajes como adjuntos, esto se logra sin que se afecte la integridad de los elementos que estén anidados.
Los expedientes electrónicos pueden integrarse por más de un documento electrónico y/o mensaje de datos, todos estarán relaciona con el tema que identifique al Expediente. Emplea la estructura del expediente electrónico establecida en la Ley Federal de Archivos, así como en la normatividad aplicable emitida por el Archivo General de la Nación.
Al momento de que se decida guardar en el sistema un documento electrónico o mensaje de datos, la solución propuesta muestra las siguientes opciones con el fin de clasificar documentalmente el documento de que se trata: a) De trabajo, b) Público, c) Reservado, d) Confidencial, e) Reservado y Confidencial.
La solución propuesta tiene la capacidad de integrar documentos provenientes de otros sistemas de información documental; tales como los Sistemas de Gestión de Trámites y Servicios y los Sistemas Automatizados de Control de Gestión conectados a la Oficina Postal Electrónica.
Cuenta con una herramienta de búsqueda rápida y ágil que permite la localización de documentos electrónicos y mensajes de datos almacenados en el sistema, junto con todos los anexos que se incluyan en dicho documento.
Tiene la funcionalidad de importación de documentos previamente digitalizados, conservando la imagen original.

Firma Electrónica Avanzada:

Susbsistema que integra funcionalidad de firmado electrónico de documentos, aplicable en cualquier módulo o aplicación de la plataforma, también puede ser utilizado por sistemas externos a la aplicación, si se desarrollan las interfaces necesarias. Cuenta con la siguiente funcionalidad:

Los documentos electrónicos o mensajes de datos procesados en la solución propuesta, pueden ser firmados electrónicamente o no, siendo una opción para el usuario tratante.
Cumple con los principios rectores de firma electrónica avanzada (autenticidad, integridad, neutralidad tecnológica, no repudio y confidencialidad).
Lleva a cabo la validación de los certificados digitales con los que se firman los documento electrónico.
Contiene como parte de la solución la funcionalidad de estampado de tiempo.
Mantiene actualizado el registro de usuarios que firman electrónicamente.
Previamente a proceder con la firma electrónica de documentos, valida las facultades del usuario firmante, así como que su certificado no se encuentre revocado.
Mantiene el registro de usuarios con facultad de certificación de documentos.
Cuenta con esquema opcional de encripción de documentos electrónicos y mensajes de datos firmados electrónicamente.
Cuenta con la funcionalidad de firmado múltiple.
Con el sistema propuesto es posible hacer un uso intensivo de la Firma Electrónica Avanzada.

Sistema de Control de Gestión:

InteliGov Gobierno sin Papel cuenta con un Sistema Automatizado de Control de Gestión (SACG) que permite el manejo de asuntos, considerando el registro, turnado, atención, respuesta, y seguimiento de los mismos, con la siguiente funcionalidad:

InteliGov Gobierno sin Papel permite implementar flujos de trabajo, generando relaciones entre los asuntos, sus turnos, los documentos y los mensajes de datos incluidos.
Permite hacer el registro y tipificación de cualquier tipo de asunto, asignando un folio único para cada uno de ellos.
Permite clasificar los asuntos de acuerdo con la etapa o status del proceso de atención en que se encuentren en el momento y permitiendo su seguimiento. Considera al menos las siguientes etapas: a) Registrado, b) En trámite, c) Concluido, d) Cancelado.
Permite a los usuarios “destinatarios” registrar y enviar la respuesta de los turnos asignados, y quedar a la espera de la contestación de parte del usuario “remitente”, para que sea concluido el asunto.
Permite al usuario clasificar sus respuestas con base al proceso de desahogo de los turnos, tomando en cuenta al menos los siguientes estados; a) Recibida, b) Rechazada, c) Aceptada y d) Atendida.
Permite registrar los motivos por los que un turno tiene respuesta de Rechazo y que liberan al turnado del asunto pendiente.

Interoperabilidad con la Oficina Postal Electrónica (OPE):

InteliGov "Gobierno sin Papel" cuenta con un Subsistema de Interoperabilidad que cumple con las reglas establecidas en el Documento Técnico de Interoperabilidad de los Sistemas Automatizados de Control de Gestión (DTISACG) y que tiene la siguiente funcionalidad:

Tiene la capacidad de solicitar el registro de diferentes Instancias a la Plataforma de interoperabilidad que se administra en la Secretaría de la Función Pública (SFP).
Cuenta con un Directorio de Interoperabilidad el cual contiene el listado de las áreas y unidades administrativas habilitadas para recibir Oficios Electrónicos, a través de la OPE.
Antes de enviar un Oficio Electrónico a otra Instancia de la Comunidad, verifica que éste cuente con Firma Electrónica Avanzada, si no cuenta con ella la solicita.
Antes de enviar un Oficio Electrónico permite el cifrado de sus elementos mediante el uso de Certificados Digitales del usuario.
Permite que los expedientes y documentos electrónicos que se intercambien con otras dependencias y entidades de la APF, cuenten con la clasificación en materia de transparencia y acceso a la información (pública, reservada o confidencial).
Cumple con las directrices y operaciones de interoperabilidad establecidas en el DTISACG emitido por la Unidad de Gobierno Digital de la SFP.
A fin de mantener la comunicación eficiente entre instancias del sistema, ésta se puede llevar a cabo a través de la OPE interna con la que cuenta InteliGov.

Sistema de Atención Ciudadana:

InteliGov "Atención Ciudadana" optimiza el proceso de atención de solicitudes ciudadanas, al integrar una plataforma tecnología innovadora de gestión de asuntos gubernamentales, que le permite a las instituciones públicas, mejorar su eficiencia operativa y establecer una relación más estrecha con el ciudadano. Funcionalidad:

Permite atender cualquier tipo de solicitud del ciudadano, a través de la Ventanilla de Atención Ciudadana o desde el Tablero de Notificaciones Electrónicas.
Consolida un padrón único de beneficiarios.
Permite atender y dar seguimiento a las solicitudes ciudadanas, en todas las etapas de su proceso de atención.
Integra la información de las solicitudes de Atención Ciudadana en el proceso de gestión documental, (Control de Gestión, Control de Archivo y Transparencia, Firma Electrónica Avanzada).
Notifica las respuestas al ciudadano, a través del Tablero de Notificaciones Electrónicas y/o Ventanilla de Atención Ciudadana.

Sistema Institucional de Archivos:

InteliGov Gobierno sin Papel cuenta con un sistema que permite la organización y conservación de los archivos en posesión de la institución, así como la coordinación del envío de los archivos de relevancia histórica, social, técnica, científica o cultural, que sean considerados para el resguardo, difusión y acceso en el Archivo General de la Nación. Este sistema cuenta con la siguiente funcionalidad:

Permite al Administrador del Archivo, elaborar y mantener actualizados los instrumentos de control y consulta archivística como son: cuadro general de clasificación archivística, catálogo de disposición documental, inventarios documentales y la guía simple de archivo de la dependencia o entidad.
Realiza el proceso de archivo a los expedientes y documentos clasificados como oficiales.
Integra la funcionalidad de búsqueda de los siguientes elementos; a) expedientes, b) documentos electrónicos, c) mensajes de datos y d) secciones de documentos contenidos en los archivos.
Permite al responsable de administrar el archivo de la dependencia elaborar y actualizar una Guía Simple de Archivo, con base en el cuadro general de clasificación archivística.
Hace la clasificación de los expedientes de archivo con base a los siguientes estatus: archivo en trámite, archivo en concentración y archivo histórico.
Permite al personal responsable de administrar el archivo en trámite realizar las siguientes funciones:
- Registrar, clasificar, consultar, modificar y eliminar los expedientes de archivo en trámite de la unidad administrativa
- Identificar para su conservación, la documentación que se encuentra activa y aquella que ha sido clasificada como reservada o confidencial, conforme al catálogo de disposición documental
- Elaborar y actualizar los inventarios de transferencia primaria
- Realizar las transferencias primarias al archivo de concentración, en caso de que dichas transferencias no se lleven a cabo de manera automática, conforme al catálogo de disposición documental
Permite al personal responsable de administrar el archivo de concentración realizar las siguientes funciones:
- Generar la relación de los expedientes de acuerdo con su plazo de conservación (periodo de vigencia);
- Solicitar al responsable de archivos de la dependencia, en su caso, con el visto bueno de la unidad administrativa generadora, la liberación de los expedientes para determinar su destino final (baja o transferencia al archivo histórico);
- Elaborar y actualizar los inventarios de baja documental y de transferencia secundaria;
- Elaborar y actualizar el cuadro general de clasificación, el catálogo de disposición documental y el inventario general;
- Valorar, en coordinación con el responsable del archivo histórico, los documentos y expedientes de las series resguardadas conforme al catálogo de disposición documental que se deban transferir al histórico o al AGN;
- Realizar las transferencias secundarias al archivo histórico de la dependencia o entidad, o al AGN en su caso (a través del subsistema de Control de Gestión e Interoperabilidad).
Permite al personal responsable de administrar el archivo histórico realizar las siguientes funciones:
- Elaborar y actualizar el Cuadro General de Clasificación, el Catálogo de Disposición Documental y el Inventario General.
- Solicitar al AGN, cuando hayan concluido los plazos de conservación establecidos, el dictamen de valoración para determinar el destino final de la documentación que deba conservarse permanentemente por tener valor histórico, o que deba darse de baja.
- Recibir el dictamen al que se refiere el punto anterior, mediante un mensaje de interoperabilidad de control de gestión, y registrar el resultado en el estatus del expediente o documento electrónico.

Transparencia y Acceso a la Información Pública Gubernamental:

InteliGov Gobierno sin Papel cuenta con un subsistema que permita gestionar las solicitudes de acceso a la Información Pública Gubernamental, que tiene la siguiente funcionalidad:

Permite al personal responsable de atender las solicitudes de transparencia enviar al IFAI, a través del Subsistema de Interoperabilidad de los SACG, los catálogos de puestos, cargos y domicilios.
Integra un buscador de las Solicitudes de Acceso a la información, con el fin de que estén siempre disponibles.
Puede enviar al IFAI, por medio de mensajes de interoperabilidad, la información que deberá ser incluida en el Portal de Obligaciones de Transparencia.
Permite el registro de solicitudes de acceso a la información, generando a partir de ellas un documento electrónico al que le da trámite a través del subsistema de control de gestión.
Facilita al personal responsable de la Unidad de Enlace, registrar y turnar las solicitudes de acceso a la información a las áreas que les corresponda dar atención.
Con el fin de determinar el tratamiento que requiere cada documento o expediente electrónico, la aplicación es capaz de obtener los registros de clasificación de la información creados en el Subsistema de Integración de Documentos.
Permite consultar la información pública que se encuentre en los documentos electrónicos y, en su caso, mensajes de datos, que contengan información pública en relación a una solicitud de acceso de información.
Permite a los usuarios enviar notificaciones sobre las solicitudes de información realizadas a través de correo electrónico, con el fin de dar seguimiento a la atención de su solicitud realizada.
Permite a los usuarios registrar las respuestas de las solicitudes realizadas por los ciudadanos en un tablero de control, a fin de que puedan consultar el estatus de su solicitud.